Réduire la charge opérationnelle tout en garantissant la réactivité

Contexte et enjeux

Avec la croissance de ses activités à l’international, Capefront Energies faisait face à un volume croissant de demandes de la part de ses consultants : questions logistiques, besoins administratifs, demandes de documents ou encore gestion de déplacements professionnels. Le traitement manuel de ces sollicitations représentait un frein majeur à leur efficacité.

Volume de demandes élevé

Plus de 1000 consultants répartis dans le monde, sollicitant quotidiennement les équipes pour des besoins variés (paie, visa, transport, etc.).

Manque de centralisation

Les demandes arrivaient par différents canaux (email, téléphone, messagerie interne), rendant leur suivi difficile et chronophage.

Réactivité limitée

L'absence de processus automatisés ralentissait les délais de réponse et mobilisait excessivement les équipes support.

Solution mise en place

Mise en place d’un système d’interception des demandes

Nous avons conçu un système centralisé qui intercepte automatiquement toutes les demandes des consultants via une interface unique. Cette interface est connectée à un back-office intelligent capable d’analyser la nature de la demande et de déclencher l’action correspondante :

• Envoi automatique des fiches de paie
• Réservation de billets de transport via API partenaires
• Lancement des démarches de visa avec suivi intégré
• Réponses automatisées aux questions les plus fréquentes

Automatisation des workflows internes

Nous avons intégré un moteur de règles métiers pour prioriser et orienter chaque demande vers le bon service, avec des délais de traitement définis et une traçabilité complète. Cela permet un traitement fluide et rapide, sans intervention humaine pour les cas simples.

Interface de suivi en temps réel

Les équipes internes de Capefront Energies disposent désormais d’un tableau de bord de supervision des demandes, avec des filtres par type, statut ou urgence. Chaque consultant reçoit également des notifications automatisées à chaque étape du traitement de sa demande.

Maintenance et amélioration continue

Loop Crew assure depuis le déploiement une maintenance proactive de la plateforme :

• Surveillance continue des systèmes et intervention rapide en cas d'incident
• Application régulière des mises à jour de sécurité
• Maintien en conditions opérationnelles 24/7
• Optimisation constante des performances
• Mise à jour régulière des composants pour garantir la conformité aux dernières normes de sécurité

Cette approche garantit non seulement la stabilité de la plateforme mais aussi sa conformité permanente avec les évolutions réglementaires du secteur médical.